Die evangelisch-reformierte Kirche erbringt zahlreiche Leistungen von gesamtgesellschaftlicher Bedeutung: Sie feiert Gottesdienste, bietet Seelsorge und engagiert sich sozial. Sie erhebt die Stimme für menschliche Werte und kümmert sich um die Umwelt. Und sie ist als öffentlich-rechtliche Körperschaft gleichzeitig auch ganz profanen Dingen wie dem kantonalen Beschaffungsrecht «IVöB» unterstellt. Ihre IT, welche die Kirche bei der Erfüllung ihres wichtigen Auftrags unterstützt und die sie von einem externen Dienstleister betreiben lässt, muss sie gemäss diesen rechtlichen Vorgaben regelmässig neu ausschreiben.

Die IT-Ausschreibung umfasst die gesamte Palette an Leistungen, die einen professionellen IT-Betrieb sicherstellen: vom Einrichten, Betreiben und Absichern der Basis-Infrastruktur, der Netzwerkkomponenten, der Arbeitsplatz- und anderer Peripheriegeräte über die Konfiguration entsprechender Software-Lösungen bis hin zum Benutzersupport.

Für die evangelische Kirchgemeinde Stäfa-Hombrechtikon ist es nicht die erste Ausschreibung dieser Art. Da ein solches Verfahren aber ein kompliziertes Vorhaben ist, für das man insbesondere in kleineren Organisationen selten eine Routine entwickelt, entschied sich die Kirchgemeinde, auf die Expertise von Federas zurückzugreifen.

Dank dem breiten Know-how der Federas-Berater und -Beraterinnen in den für eine solche Ausschreibung relevanten Gebieten konnten die rechtlichen, verfahrenstechnischen und fachlichen Fragen von Anfang an integrativ und effizient bearbeitet werden. Und aufgrund des sorgfältig geführten Projektmanagements wussten die kundenseitigen Projektverantwortlichen zudem jederzeit, welche Aufgaben als nächstes anstehen.

In einem Submissionsverfahren, das bis ins letzte Detail formalisiert ist und praktisch keinen Spielraum für ein pragmatisches Vorgehen erlaubt, sind eine vertrauensvolle Planung und eine transparente Kommunikation zwei kritische Erfolgsfaktoren. Denn sie tragen wesentlich zu einer positiven Zusammenarbeit bei, was wiederum dazu führt, dass sich knifflige Fragen schnell lösen lassen und die Motivation in einem Vorhaben hochgehalten wird, das sich die allerwenigsten freiwillig in die Agenda schreiben.